Wir workshoppen. Nächste Runde. Thema: Mitarbeitergespräche

Von „Ich war mit meinem Chef essen und er hat mir mein Feedback gegeben…”, über „Feedbackgespräche gab es nicht…”, bis hin zu „Es gab strukturierte Bögen, die beidseitig ausgefüllt wurden…” haben unsere Teammitglieder bisher verschiedenste Erfahrungen mit Mitarbeitergesprächen aufzuweisen. Höchste Zeit also, diese verschiedenen Erfahrungen in einem Workshop zusammen zu bringen und Modelle für die Mitarbeitergespräche bei JUNGMUT zu erarbeiten.

Von Simone Hufermann

Für uns waren regelmäßige Mitarbeitergespräche schon immer wichtig. Gerade wenn das Team und das gesamte Unternehmen immer weiter wachsen, ist es neben stetiger und offener Kommunikation wichtig, sich regelmäßig Zeit für ausführliche Gespräche zu nehmen.

Aus unserem CI Camp im August haben wir zudem viele wichtige Themen mitgenommen, die nun nach und nach angegangen und umgesetzt werden. Parallel dazu arbeiten wir bereits seit Anfang des Jahres mit einer Organisationsentwicklerin zusammen, um das Wachstum von JUNGMUT strukturiert zu begleiten.

Eines der Themen in der Organisationsentwicklung war, den Aufbau und Inhalt unserer Feedbackgespräche zu hinterfragen und neue Lösungen zu entwickeln. Hier fehlte es vor allem an einer Möglichkeit, die Selbsteinschätzung der Mitarbeiter mit einzubeziehen und die Einschätzungen mit unseren Unternehmenswerten abzugleichen.

Da es uns immer wichtig war, den Input unserer Mitarbeiter in die Unternehmensentwicklung einfließen zu lassen und das Team in unsere Entwicklungsprozesse zu integrieren, haben wir gemeinsam mit der Organisationsentwicklerin zwei Mini-Workshops zum Thema Mitarbeitergespräche durchgeführt. Denn ein Mitarbeitergespräch soll ja beiden Seiten – Arbeitgeber und Arbeitnehmer – dazu dienen, sich zu beurteilen sowie Entwicklungs- und Optimierungspotentiale zu erkennen. Für uns lag es also auf der Hand, diese Gespräche auch gemeinsam zu entwickeln.

In meiner Rolle als Human Ressource Managerin bei JUNGMUT habe ich mir Gedanken darüber gemacht, welche Teile des Teams an diesem Workshop teilnehmen könnten, um den Workshop möglichst effizient und ergiebig zu gestalten. Eine Voraussetzung war, dass ein Vertreter aus jedem Bereich teilnimmt. Darüber hinaus war es ebenfalls wichtig, sowohl langjährige als auch neue Mitarbeiter mit unterschiedlichen vorherigen Arbeitgebererfahrungen zu involvieren.

Mit einer Vorab-Hausaufgabe ausgestattet, in der jeder seine Aufgaben und die sich daraus ableitenden Anforderungen und Qualitäten festhalten sollte, starteten wir in die Workshops.

Und nein, es hat keiner abgeschrieben, Übereinstimmungen waren reiner Zufall oder es lag an einer gemeinsamen Erarbeitung. Und nein, es ist Zufall, dass die einzigen, die die Aufgaben exakt korrekt erarbeitet haben, die Projektmanager waren. Und ja, es ist auch Zufall, dass die Tabelle aus dem Design am schönsten aussah.

An zwei Nachmittagen in jeweils zwei Stunden haben wir uns also mit der Organisationsentwicklerin und ihrer Assistentin in einem sehr interaktiven Rahmen der optimalen Gestaltung von Mitarbeitergesprächen gewidmet. Nach einer kurzen inhaltlichen Einführung zu den Zielen und Rahmenbedingungen von Feedbackgesprächen, sind wir schnell inhaltlich eingestiegen. Der Bogen für das Mitarbeitergespräch, den in der Vorbereitung beide Parteien ausfüllen, ist vor allem in drei Dimensionen gegliedert, die wiederum verschiedene Eigenschaften enthalten (Arbeitsverhalten // Team- und Kommunikationsverhalten // Führungsverhalten).

Die “Standard”-Eigenschaften haben wir dann mit unseren Hausaufgaben abgeglichen, um zu prüfen, ob alle Anforderungen und Qualitäten in diesen verhaltensbezogenen Eigenschaften enthalten sind. Im nächsten Schritt wurden Klebepunkte verteilt. Jeder der sechs Teilnehmer sollte sich Gedanken machen, welche fünf Eigenschaften pro Dimension seiner Meinung nach am wichtigsten sind. Daraus haben wir dann im Anschluss gemeinsam eine Rangfolge gebildet und Eigenschaften gruppiert oder je nachdem sogar eliminiert. Schon war Teil 1 des Workshops vorbei.

Am nächsten Tag ging es weiter und wir haben versucht, die in unserem CI Camp erarbeiteten Werte den Eigenschaften zuzuordnen. Im Anschluss haben wir darüber diskutiert, ob, wie und wo sich die Werte in einem Mitarbeitergespräch wiederfinden sollten und welche Lösungen es gibt bzw. geben kann. Nachdem wir hier zu einem Ergebnis gekommen sind, u.a. das Verständnis der Werte als eine Art Vorblatt in die nächsten und generell erste Mitarbeitergespräche rein zu nehmen, haben wir uns einmal damit befasst, wie die Beschreibung von diesen Eigenschaften aussehen kann und was man bei einer Beschreibung alles beachten muss. Hier haben wir uns dann verschiedene Beispiele angeschaut und in zwei Kleingruppen für die Eigenschaften Loyalität und Perfektionismus eine Persona – Lisa & Paula – entwickelt, die diese Verhaltensweise übererfüllt. Lisa & Paula sind höchst loyal und perfektionistisch. Beendet haben wir den Workshop dann mit der Entscheidung welche Art der Skala sinnvoll sein kann und waren uns hier in der Gruppe recht schnell einig, welche Variante hier am besten ist.

Nun gibt sich die Organisationsentwicklerin daran, zwei oder drei Entwürfe der Fragebögen zu erstellen und uns noch Informationen zum Prozess an die Hand zu geben. Wir schauen dann gemeinsam welche Variante aus unserer Sicht die sinnvollste ist und dann geht es für das neue “Schätzchen” auch direkt in den Praxistest. Ende November stehen die nächsten Mitarbeitergespräche an und wir schauen dann, ob das, was wir uns in der Theorie überlegt haben, auch in der Praxis erfolgreich ist.

Für uns hat dieser Workshop wieder gezeigt, dass es absolut wertvoll ist, Dinge im Team bzw. in einem Teil des Teams zu erarbeiten. Der Input ist einfach sehr wertvoll und es spart einem vermutlich viele Iterationsschleifen und Unverständnis, das man hätte, wenn man etwas von oben aufdiktiert. In genau der Konstellation kommt das Team auch selten bis garnicht zusammen, sodass es spannend war, zu sehen, dass man dennoch sehr gut als Gruppe zusammen gearbeitet hat – das hat uns auch die Workshopleiterin bestätigt.

Den Workshopteilnehmern ging es erfreulicherweise ähnlich:

“Die Bewertung von Mitarbeitern, Führungspersonen und Kollegen wird immer mehr zu einer kollektiven Aufgabe. Die Einschätzung vieler ist wichtig, da die Variablen zur Einschätzung vielfältiger werden. Ein Unternehmen oder eine Agentur, die so von der Unternehmenskultur und dem Teamspirit lebt, tut gut daran, bei der Erarbeitung des Grundkonzepts zur Führung von Mitarbeitergesprächen, einzelne Teile des Teams einzubeziehen. Der Workshop hat genau das geleistet, in dem er Vertreter unterschiedlicher Bereiche der Agentur einbezog und zu Wort kommen ließ.” – Andreas, seit 2011 bei JUNGMUT – Creative Concept

“Ich fand es hilfreich im Workshop zusammen zu arbeiten, da man zum einen die Vielfalt der verschiedenen Aufgabenfelder dadurch erfahren konnte, dass Priorisierungen von Personen aus anderen Bereichen teilweise anders gesetzt waren als die eigenen. Darüber hinaus konnten Werte und Aufgaben durch den Einfluss verschiedener Ansichten und Meinungen detaillierter definiert werden.” – Marie, seit 2015 bei JUNGMUT – Content Management

“Ich finde es sehr gut, dass wir so ein wichtiges Thema gemeinsam erarbeitet haben, denn mit den Personen aus allen Departments der Agentur sowie der Begleitung mit psychologischem Background konnten wir das Thema Mitarbeitergespräche und im Detail die Weiterentwicklung des Personalwesens von allen Seiten beleuchten und so herausfinden was wirklich wichtig für uns ist.” – Karsten, seit 2014 bei JUNGMUT – Design & Development

Somit freue ich mich und denke ich auch alle anderen schon auf die größeren Strategieworkshops zum Ende des Jahres.