JUNGMUT Blog

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Homeoffice in Zeiten des COVID-19 – unsere Ratschläge

Durch die aktuellen Umstände sind wir und viele weitere Unternehmen dazu gezwungen von zu Hause aus zu arbeiten. Zum Teil stehen einige Menschen zum ersten Mal vor dieser Herausforderung. Wir verraten euch, wie man trotz dieser Lage effizient und effektiv arbeiten kann.

von Agata Bohnenkamp

Endlich im Pyjama arbeiten. Keine überfüllten Züge oder Stau auf dem Arbeitsweg. Und der Kühlschrank ist auch nur wenige Meter entfernt. Arbeiten von zu Hause klingt doch erstmal nicht verkehrt, oder? Unter anderen Umständen definitiv! Leider lässt uns die aktuelle Lage keine andere Wahl. Die Ausbreitung des neuartigen Coronavirus hat massive Auswirkungen für den Arbeitsalltag. So sind auch wir betroffen. Für uns war es selbstverständlich den Rat der Experten zu befolgen und unser Team zunächst auf unbestimmte Zeit ins Homeoffice zu schicken. Seit knapp einer Woche arbeiten wir nun täglich remote. Welche Tipps wir haben, um von zu Hause effektiv arbeiten zu können, könnt ihr in diesem Blogartikel lesen.

 

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Herausforderung oder Segen?

Zunächst einmal ist es natürlich unglaublich wichtig, dass der Arbeitgebende seine Arbeitskräfte mit allen Mitteln ausstattet, die für die Arbeit zu Hause wichtig sind.

Wir als JUNGMUT-Team genießen bereits seit 2016 die Möglichkeit zweimal in der Woche von zu Hause aus arbeiten zu dürfen. Daher ist uns die aktuelle Lage nicht ganz fremd. Dennoch war es auch für uns eine Umstellung komplett auf unser geliebtes Office zu verzichten und mit Sack und Pack in die eigenen vier Wände umzuziehen. Durch die momentane Krise wird die Digitalisierung überall zwar irgendwie vorangetrieben, was uns als Digitalagentur selbstverständlich erfreut, jedoch geschieht der Prozess natürlich nicht komplett problemlos. Für die Einen ist das Arbeiten von zu Hause ein Segen und für die Anderen ein Selbstorganisations-Alptraum. Daher haben wir uns überlegt euch ein paar Tipps mit auf den Weg zu geben, wie ihr effektiv von zu Hause aus arbeiten könnt.

 

Empfehlenswerte Tools

Natürlich bringt arbeiten von zu Hause einige Einschränkungen mit sich. Damit die Arbeit möglichst reibungslos verläuft, stellen wir euch einige Tools vor, die unser Homeoffice erleichtern.

 

Slack, Zoom, Google Hangouts
Was vorher durch Face-to-Face Kommunikation möglich war, lässt sich im Homeoffice eher schwierig umsetzen. Umso wichtiger sind Tools, die die Arbeit zu Hause überhaupt ermöglichen. Gerade im Homeoffice sind Kommunikationstools essentiell. Um unsere Meetings weiterhin problemlos fortsetzen zu können und uns nicht komplett aus den Augen zu verlieren, nutzen wir in erster Linie Slack, Zoom oder Google Hangouts. Wir als Agentur treffen uns z.B. täglich um 9:30 Uhr digital via Zoom zu einem kleinen Smalltalk. Natürlich nutzen wir das Tool auch für die Kommunikation mit unseren Kunden. Sei es um die physischen Meetings zu ersetzen oder um anhand von Screensharing Präsentationen zu halten.

 

Active Collab
Auch unser Projektmanagementtool Active Collab ist wichtig für unseren Arbeitsalltag. Hier liegt der Fokus auf der Planung von Projekten und den jeweiligen To Dos. Jeder kann hier neue Projekte anlegen, Aufgaben an KollegInnen zuweisen, sich über Kunden & To Dos informieren und Tasks kommentieren. 

 

Google Drive
Ohne Dokumente nix los. Umso wichtiger ist ebenfalls ein Cloudspeicher-Dienst auf den das gesamte Team zugreifen kann. Völlig egal ob Keynotes, Bilder, Videos oder Textdokumente. Wir arbeiten bereits seit einiger Zeit mit Google Drive. Wir sehen darin vor allem den Vorteil, dass jeder zeitgleich auf die Daten zugreifen kann, Veränderungen in Echtzeit angezeigt werden und der Austausch super easy ist.

 

Dos & Don’ts

Das Arbeiten in den eigenen vier Wänden ist aktuell sehr  präsent. Für viele kommen dabei neue Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu. Umso wichtiger ist es fokussiert und organisiert zu arbeiten. Auch wenn Homeoffice viele Vorteile hat, gibt es ebenso Faktoren, die das Arbeiten erschweren. Hier kommen unsere ganz persönlichen Dos & Don’ts im Homeoffice. 

 

Bisschen Spaß muss sein
Hach, wie schön, dass niemand beim Videocall sehen kann, dass man keine Hose trägt. Auch wenn es sicherlicher einige Vorteile hat von zu Hause zu arbeiten, wie zum Beispiel, Lieblingsmusik ohne Kopfhörer hören zu können, sich eine Beauty-Maske ins Gesicht schmieren oder ausschlafen zu können, ist es natürlich ebenso wichtig einen geregelten Arbeitsalltag zu haben. Wirklich!

 

Arbeitsplatz schaffen
Zunächst einmal sollte der Arbeitsplatz sinnvoll gewählt werden. Klar, rumlümmeln im Bett ist gemütlicher, allerdings auch unproduktiver und vor allem schlecht für den Rücken. Außerdem sollte das Bett/Couch zum Entspannen und nicht zum Arbeiten dienen.

Im Idealfall habt ihr ein Arbeitszimmer, indem ihr ungestört von Mitbewohnern arbeiten könnt. Alternativ reicht auch eine kleiner Platz in eurer Wohnung der zum Arbeitsplatz umgestaltet werden kann. Wichtig: wenn möglich das Schlafzimmer vom Arbeitsplatz trennen. Das sorgt für schlechtes Karma und kann Schlafprobleme verursachen. 

 

Routinen beibehalten
Auch wenn es natürlich ganz nett ist im Pyjama zu arbeiten, sollte man sich im Homeoffice nicht allzu sehr gehen lassen und den gewohnten Office Alltag nicht komplett abschreiben. Es ist empfehlenswert die Routinen beizubehalten – Kaffee, duschen, anziehen. So wird auch das Arbeiten von zu Hause vom sonstigen Leben dort getrennt. Dadurch entsteht eine ganz andere Motivation für die zu bewältigenden Aufgaben. Ein weiterer wichtiger Punkt ist: Pause machen. Nutze die Gelegenheit um frische Luft zu schnappen und um etwas zu Essen. So bleibst du produktiv. 

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Vorsicht ist besser als Nachsicht
Natürlich kann es auch passieren, dass ein Videocall mit dem Kunden plötzlich im eigenen Wohnzimmer stattfindet. Einfach fix den Hintergrund checken und unnötige Gegenstände wie zum Beispiel das Geschirr von vor drei Tagen wegräumen – könnte unangenehm werden. Ein kurzer Blick in den Spiegel kann auch nicht schaden, nicht dass die Beauty-Maske noch im Gesicht klebt.

 

Kommunikation mit dem Team
Kommunikation mit dem Team ist das A und O. Der beiläufige Kontakt zu Kolleg*innen findet im Office ganz natürlich statt, im Homeoffice muss ein Informationsaustausch bewusst geplant werden. Startet daher euren Arbeitstag mit einem netten “Hallo” in euren Team-Chat. Denn es ist wichtig zu wissen, ob die Kollegschaft verfügbar, in einem Termin, in der Pause oder bereits im Feierabend ist. Sorge also dafür, dass du immer mitbekommst, wenn dein Team was von dir braucht. Falls ihr flexible Arbeitszeiten habt, könntet ihr auch überlegen, diese etwas anzupassen. Wir haben unsere z.B. auf 9:30 - 17:00 Uhr gelegt damit das Team möglichst viel gemeinsame Zeit hat und die Abstimmungen erleichtert werden.

 

Fazit

Egal ob im Büro oder zu Hause – am Ende ist Homeoffice immer noch Arbeit. Und diese sollte effektiv ausgeführt werden. Also lass dich nicht durch Shopping Queen, Couch oder gesprächige Mitbewohner ablenken.

 

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